Un outil ECM se veut être une plateforme logicielle puissante, capable de s’intégrer au sein d’une entreprise, de capturer les informations et de les distribuer à ceux qui en ont besoin.
Il existe de nombreuses solutions sur le marché, plus ou moins complexes. Certaines sont spécialisées sur des enjeux précis (comme la gestion des contrats ou des factures fournisseurs), d’autres sont plus généralistes.
C’est un projet très stratégique et il est nécessaire de se poser les bonnes questions avant de se lancer, d’un point de vue fonctionnel, technique et humain.
Quel est le périmètre fonctionnel de la future solution ECM ?
C’est la première question indispensable que vous devez vous poser.
Demandez-vous quel est l’objectif global de votre projet :
- Augmenter «l’agilité» de l’entreprise ?
- Augmenter la capacité à traiter un volume plus important d’opérations
- Améliorer la traçabilité des dossiers ou opérations
- Automatiser des traitements avec des clients ou fournisseurs (B2B)
- Réduire le temps de traitement des dossiers ou opérations
- Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (envoi d’email automatiquement, enregistrement d’éléments dans une base de données…)
- Accompagner la démarche qualité
Vous devez avoir une vision à court-terme et à long-terme cohérente.
Périmètre à court terme
Une solution ECM a le potentiel pour gérer l’ensemble des données et des processus de votre entreprise ; mais il est préférable de débuter avec un périmètre restreint.
Un projet “pilote” restreint vous permet d’obtenir plus rapidement des “quick wins” et de faciliter l’adhésion de vos équipes.
Sélectionnez donc un objectif qui soit à la fois accessible et qui aura des retombées positives rapides.
Il faut éviter de vous enliser dans un projet trop ambitieux et complexe qui ne ferait que décourager vos équipes.
Périmètre futur
Il est également nécessaire d’avoir une vision à long-terme pour prévoir et anticiper vos futurs besoins.
La solution ECM doit pouvoir grandir en même temps que vous et s’adapter aux inévitables changements.
Le mot-clé ici est la “scalabité” (“scalability”) : autrement dit la capacité à s’adapter à un changement d’ordre de grandeur de la demande (montée en charge) et à maintenir ses fonctionnalités et ses performances en cas de forte demande.
Par exemple, votre premier projet concerne 50 utilisateurs ; demain, ce sera 1000, ou 10000.
La plateforme ECM que vous choisirez doit pouvoir s’adapter aisément.
Considérez également les fonctionnalités techniques superflues aujourd’hui, qui seront indispensables demain.
Quelques exemples :
- disponibilité en Cloud
- accès mobile et cross-platform/cross-device
- etc.
Capacités techniques de la solution ECM
Une solution ECM est avant tout une puissante plate-forme logicielle et vous devez vous assurer qu’elle soit compatible et en mesure de s’interfacer entièrement avec votre environnement SI existant.
Comment la solution ECM s’intègre-t-elle dans votre entreprise ?
Il est important de prévoir les besoins techniques de la future solution, notamment en matière d’hébergement si vous souhaitez l’installer sur vos propres sites.
Investir dans des serveurs adaptés peut se révéler coûteux !
Déployer la plateforme ECM nécessitera-t-il du développement supplémentaire ?
La question est particulièrement importante s’il s’agit d’une solution ECM open-source : on touche ici au coût total de possession (Total cost of ownership), c’est à dire le coût global.
Une solution Open-source affiche souvent des coûts plus attractifs, mais nécessite du développement supplémentaire qu’il faut prendre en compte.
Enfin, la solution ECM peut-elle s’interfacer avec tous les éléments de votre SI ?
Une entreprise de taille intermédiaire repose fréquemment sur une dizaine d’applications différentes : emails, ERP, SIRH, ou encore progiciels spécifiques à un métier, etc.
Il est important que l’interface soit possible, par exemple via une API.
Quelles mesures de sécurité sont prévues par la solution ECM ?
La sécurité de vos données et de vos processus est un point crucial !
La solution ECM doit apporter des fonctionnalités et des mesures de sécurité qui vont dans ce sens.
Quelques points à considérer :
- la solution gère-t-elle différents niveau d’accès aux documents ?
- la solution gère-t-elle la durée de vie des documents ?
- Les accès mobiles sont ils sécurisés ?
Déploiement de la solution et support
En matière de solution ECM, la plate-forme logicielle ne suffit pas : le service apporté dans le déploiement ainsi que le support de l’intégrateur sont des facteurs essentiels à prendre en compte.
Quel accompagnement vous est proposé par l’éditeur ECM ?
Déployer une plateforme ECM est un projet de longue haleine, nécessitant plusieurs ressources précises.
Avant de sélectionner une solution il faut donc préciser la gestion de projet assurée par l’éditeur / intégrateur :
- Combien de temps dure l’accompagnement ?
- Les équipes sont-elles formées, ou uniquement les super-utilisateurs ?
- Dans quelle mesure serez-vous autonome après le déploiement ?
L’accompagnement au changement est un critère fondamental pour une solution ECM qui vient bouleverser un grand nombre d’habitudes de travail.
Dans quelle mesure l’éditeur le prend-il en compte et quel accompagnement propose-t-il ?
Comment s’organise la maintenance de l’outil ECM ?
Même les solutions les plus performantes ne sont pas à l’abri des pannes. Il ne faut donc pas chercher la solution “parfaite” mais privilégier celles qui mettent les meilleurs moyens en oeuvre pour vous dépanner en cas de problème :
- Comment s’organise la maintenance de l’outil ?
- Existe-t-il une hotline ?
- Quel est son niveau de disponibilité ?
Une plateforme ECM performante doit évoluer fréquemment pour s’adapter aux nouveaux besoins.
Un critère de choix incontournable est donc la fréquence des mises à jour, ainsi que leur contenu (il ne doit pas être juste correctif mais apporter régulièrement de nouvelles fonctionnalités).
Existe-t-il une communauté active autour de la plateforme ECM ?
Disposer du support de l’éditeur est indispensable, mais ce qui est encore mieux c’est d’avoir des retours d’autres utilisateurs.
Existe-t-il une communauté fédérée autour de l’outil ? Dans quelle mesure pouvez-vous y participer ? Les retours sont ils rapidement pris en compte par l’éditeur ?
Choisir une solution ECM est un processus stratégique car cette plateforme d’information doit accompagner et soutenir le développement de votre entreprise dans les années à venir.
Nous vous conseillons de prendre le temps de bien définir vos besoins et les solutions adaptées.
Se précipiter vers une solution cause souvent de nombreux problèmes d’évolution et de compatibilité.
