La dématérialisation des documents et des processus métiers en entreprise

La dématérialisation des documents et des processus métiers en entreprise

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La dématérialisation est au cœur de la transformation numérique des entreprises. Ces dernières sont d’ailleurs de plus en plus conscientes que la dématérialisation est synonyme de performance et de productivité.

Pour commencer, la dématérialisation permet de remplacer les documents papiers par des documents numériques ou numérisés.

Cette démarche peut paraître complexe, et pour cause, au delà de la simple action de numériser, la dématérialisation se réfléchit en amont en fonction des processus métiers existants dans l’entreprise.

Avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation, il est important de comprendre ce terme et également de connaître ses défis et avantages.

La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?

L’entreprise interagit avec ses clients, ses fournisseurs qui eux basculent ou ont déjà basculé vers la dématérialisation. L’entreprise doit alors se mettre à niveau pour ne pas être en retard et sous performant par rapport à son environnement.

Pour gagner en réactivité dans un contexte où les flux d’informations s’accélèrent et sont de plus en plus nombreux, la digitalisation de l’entreprise est la solution clé.

Cette digitalisation passe par la dématérialisation des documents et des processus métiers. Ces deux points sont complémentaires, et vous ne pouvez pas faire l’un sens l’autre. En effet, les entreprises passent généralement par la dématérialisation des documents (facture, bon de commande, bordereau de livraison, etc.) pour dématérialiser leurs processus métiers.

Chaque entreprise a des besoins différents et à chaque besoin sa solution, par exemple le service Achat aura besoin d’une solution de gestion des contrats, tandis que le service Qualité aura besoin d’une solution de gestion de la non-conformité, etc.

Pour répondre à ses besoins, il existe plusieurs possibilités comme l’utilisation :

  • De la Gestion Électronique des Documents (GED) qui couvre l’ensemble des fonctionnalités autour d’un document : modification, envoi, validation, archivage
  • Du Workflow qui supporte les processus au sein de l’entreprise (les alertes, le circuit d’approbation, les tâches systèmes selon des règles métiers, etc.)
  • Du Case Management, littéralement traduit par la « gestion de cas » ou de « dossier », cette solution relève de la capacité d’une entreprise à traiter les dossiers entrants, les événements qui sont autant de « cas » uniques à intégrer dans le flux de travail
  • Du RPA ou l’automatisation des processus robotisés, qui automatise les tâches chronophages des collaborateurs
  • Etc.

La dématérialisation est un bon moyen pour adopter la démarche « Zéro papier », car le document ne passe pas par la case impression et est généré directement en document numérique (facture, fiche de paie, contrat, etc.) via les logiciels métiers.

Les défis et les avantages de la dématérialisation

Lorsqu’une entreprise fait appel à la dématérialisation c’est généralement pour répondre à deux grands défis.

D’une part pour digitaliser les processus métiers et digitaliser les flux documentaires et d’autres part pour automatiser intelligemment les processus métiers pour facilité le travail des collaborateurs et leur permettre de se concentrer sur des tâches à réelles valeurs ajoutée.

Une fois relevés, ces défis offrent à l’entreprise des avantages multiples, comme par exemples :

  • Gain de temps vis-à-vis du traitement papier et réduction des coûts associés
  • Modification des documents à distance
  • Accès rapide à toutes les données
  • Réduction du nombre d’erreurs de saisies
  • Traçabilité et indicateurs de performance
  • Gain de temps et de productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches

Cette liste est bien entendu non exhaustive car les avantages sont directement liés au projet de dématérialisation.

En effet, une entreprise souhaitant, par exemple, maîtriser son processus de remise de factures auprès de ses clients développera des avantages supplémentaires comme la réduction du délai moyen de paiement ou encore la conformité de ses engagements envers ses clients.

Un projet de dématérialisation se réalise pas à pas, en fonction des besoins actuels de l’entreprise et également en fonction des besoins futurs. Il est ainsi suggéré de mettre en place une solution transverse, capable de répondre à l’ensemble des besoins de votre organisation.

Car chaque projet est unique, il est essentiel d’avoir une solution sur mesure répondant aux enjeux de vos métiers. Nous pouvons vous conseiller et vous accompagner dans vos projet de dématérialisation.

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