La transformation numérique n’est pas à trouver dans les technologies numériques tel qu’on pourrait le croire, mais dans l’appropriation de ces technologies par l’entreprise, par chaque métier, auprès de chaque collaborateur, et au service du client.
Mesurer la réussite de la transformation numérique par une entreprise, ce n’est donc pas compter le nombre de technologies et d’infrastructures numériques installées dans l’entreprise. Une transformation numérique réussie se révèle plutôt dans la capacité de l’entreprise à mettre les technologies au service de sa stratégie globale et de ses collaborateurs. En effet, l’enjeu de transformation numérique concerne tous les services de l’entreprise, et non pas seulement les services en charge de l’informatique et du marketing, sous peine d’être inefficace.
Si l’entreprise revoit sa stratégie à l’aune du numérique, en incluant l’expertise de ses collaborateurs et au service de l’expérience de ses clients, alors elle a toutes les chances de réussir, et de franchir une à une les étapes.
Mais quelles sont ces étapes pour opérer sa transformation numérique ?
Quels sont les facteurs clés qui vont permettre de mener à bien sa transformation numérique en obtenant des résultats tangibles, durables, à la fois quantitatifs et qualitatifs ?
1- Mener un audit sur la situation digitale de l’entreprise
Avant de démarrer un projet de transformation digitale, il apparaît évident qu’il faille commencer par faire un point sur l’environnement numérique existant de l’entreprise. Toutefois, la numérisation de l’entreprise ne se mesure pas au nombre de technologies disponibles, mais par le degré d’appropriation de ces outils au sein de l’entreprise, et de sa capacité à laisser transformer sa stratégie, son organigramme, et ses façons de travailler. Il est tout aussi important d’identifier les freins qui peuvent faire obstacle à l’innovation au sein de l’entreprise. Dès lors, des solutions seront à envisager pour lever ces freins. En bref, les questions : Quels outils numériques qui ont été adoptés par l’entreprise ? Quels sont ceux qui ont créé de la valeur ? Quels obstacles sont à surmonter pour permettre une appropriation sereine et durable des usages numériques dans l’entreprise ?2- Revoir sa stratégie globale à l’aune du numérique
Un projet de transformation numérique n’a aucun sens, ni aucune portée s’il n’est pas intégré à une réflexion sur la stratégie globale de l’entreprise. Initier un tel projet est l’occasion pour l’entreprise de réviser ses valeurs fondatrices la “culture d’entreprise”, son modèle économique, et sa politique stratégique à l’aune des opportunités offertes par le numérique. Cette révision globale devrait alors inclure tous les acteurs de l’entreprise, services et métiers, pour que la transformation numérique se greffe au plus près de leurs enjeux quotidiens. Il peut alors être judicieux de faire appel à des experts, externes à l’entreprise, pour mieux revoir sa stratégie, et mettre en place une feuille route avec des objectifs mesurables à atteindre.3- Automatiser les processus métiers au profit de l’expertise humaine
Les entreprises produisent et accumulent aujourd’hui une quantité sans précédent de documents et d’informations qui se dispersent sur une diversité de plateformes. Les tâches liées à la gestion bureautique et administrative se répètent, qu’il s’agisse de procédés de validation, de signatures, d’intégration d’informations basiques,…, autant de tâches à faible valeur ajoutée qui sont une perte de temps et de productivité pour l’entreprise et pour ses employés. L’Enterprise Content Management (ECM) est un axe majeur de la transformation numérique de l’entreprise, en lui permettant d’automatiser ses processus métiers et de gérer ses contenus. Les solutions que représentent le Workflow, le Case Management ou plus récemment la RPA permettent de libérer un temps fou à l’entreprise, de gagner en productivité et en efficacité. Si les règles automatisées et les logiciels robots libèrent du temps et maximisent la productivité de l’entreprise, c’est également au profit de l’humain et de l’épanouissement au travail. Les collaborateurs sont délestés des tâches les plus répétitives et à faible ajoutée, pour se concentrer sur des cœurs de métier, où leur expertise est mise au service de la satisfaction du client.4- Repenser son organisation interne au profit du travail collaboratif
Le projet de transformation numérique de l’entreprise est l’occasion d’améliorer ses produits, ses services et d’optimiser ses méthodes de travail. Les outils de travail permis par le numérique facilitent la communication entre équipes et services, la réactivité, la productivité, ainsi que les prises de décision collectives. La mise en place du Cloud, par exemple, rend l’écosystème de l’entreprise accessible à tout moment et en tout lieu. Les solutions de gestion de contenus comme le Case Management permettent la collaboration transverse pour arbitrer sur des problématiques rencontrées par l’entreprise. Ces technologies bouleversent les méthodes de travail au profit de la collaboration et de l’intelligence collective, à condition que l’entreprise accompagne le changement en repensant son organisation interne.5- Favoriser le travail agile
Ce sont les technologies du numérique qui ont permis les méthodes Agile et SCRUM au profit d’une gestion de projet flexible, à l’écoute du client et des avancées progressive du projet et de ses résultats. Cette agilité, en phase avec la réactivité en temps réel permise par les nouvelles technologies, permet d’offrir des réponses plus rapides, efficaces et de meilleure qualité aux exigences des partenaires et des clients.6- Maîtriser ses données
Les données créées, collectées, stockées par l’entreprise sont des ressources précieuses à condition qu’elles soient analysées, triées et sécurisées, dans le respect des règlements en vigueur (RGPD). Les bénéfices issus du traitement et de l’analyse des données permise par des solutions applicatives de gestion des contenus (ECM), sont considérables : meilleures connaissance des besoins et de la satisfaction des clients, capacité d’améliorer ses produits et services, centralisation de l’information, gain de productivité et avantages compétitifs…7- Se réinventer et continuer d’innover
En franchissant ces étapes, l’entreprise enclenche une démarche de fond, qu’elle soit stratégique et/ou organisationnelle, qui inclut ses collaborateurs, ses outils et ses méthodes de travail. Cette démarche de fond, permise par les outils numérique, est avant tout celle d’une ouverture continue à l’innovation, au travail collaboratif, à la maîtrise de ses processus métiers et de ses données. > Pour approfondir le sujet en quelques articles :- Comment l’Enterprise Content Management (ECM) peut vous aider à être en conformité au RGPD
- Combiner le Workflow et le Case Management pour maximiser sa performance et la gestion de ses contenus
- Les potentiels inédits de la RPA – automatisation des processus robotisés – pour la performance de l’entreprise
- Gagner du temps avec le Cloud
- Les outils pour la transformation numérique des Experts-comptables
