Workflow ou Case Management ? Quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?

Workflow ou Case Management ? Quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?

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La gestion des processus métiers, plus que jamais au cœur de la transformation numérique des entreprises

Avec la transformation numérique, les entreprises ont démontré leur capacité à se saisir des nouvelles technologies. Le but est d’adapter leur organisation interne, technique et humaine, au service de leur productivité, et, in fine au service de l’expérience offerte à leurs utilisateurs.
Cette quête de performance permise par les nouvelles technologies en tant qu’opportunités, s’est traduite par une refonte de leurs processus métier, par une automatisation des tâches, et, de plus en plus, en favorisant une gestion agile, transversale et collaborative de ses contenus et de ses équipes.

C’est tout le propos de l’Enterprise Content Management (ECM) ou Content Services, dont font partis le Workflow et le Case Management. Si ces deux solutions ECM sont au service de la performance et de la digitalisation de l’entreprise, chacune a ses spécificités qui s’appliquent de façon plus ou moins propices selon les situations et les métiers concernés dans l’entreprise.
Pour pouvoir déterminer d’une mise en application la plus pertinente, et donc la plus performante possible au sein de l’entreprise, il est essentiel de savoir différencier les possibilités offertes par chacune des solutions.

Alors, Workflow et/ou Case Management pour votre entreprise ?

S’il est par essence collaboratif et souple, le Case Management est néanmoins structuré. Ce sont les événements externes qui appellent à des réponses spécifiques à une situation, un “case” qui se formalise par la gestion d’un “cas”, d’un “dossier”.
Contrairement au Workflow, les étapes de réponses à apporter ne sont pas strictement successives et linéaires mais évolutives, elles s’entrecroisent, en fonction des interactions humaines, tout au long du processus.
Le Case Management est donc un workflow plus fluide et agile qui fait une place centrale à la gestion des imprévus et au travail collaboratif.

Par conséquent, le Case Management s’applique bien aux nouveaux enjeux de digitalisation de l’entreprise, transformation numérique et intelligence artificielle, en laissant la place à l’intervention et à l’expertise humaine.
Cela ne signifie pas pour autant que le workflow est obsolète. Il est particulièrement pertinent si appliqué à des secteurs et des processus métiers bien définis qui s’accomplissent de façon standardisée.

De la même manière, le Case Management s’adapte à la gestion des cas imprévus en relation directe avec les demandes d’utilisateurs, qui nécessitent l’appréciation d’un besoin, d’un “cas” par des expertises humaines.
La bonne nouvelle c’est que l’une et l’autre des approches ne sont pas exclusives. Il est en effet possible (et préconisé !) de lier Workflow et Case Management.

Vous faire accompagner vous aidera à combiner les deux solutions de la façon la plus appropriée selon la spécificité de vos métiers, de vos besoins et de vos solutions existantes.
Vous pouvez en effet bénéficier de tout le potentiel du Workflow et du Case Management pour répondre à un besoin identifié. Ainsi vous profitez de toute la flexibilité du Case Management en vous assurant de passer par les étapes clés de traitement du cas.
La suite logicielle OnBase, développée par Hyland, permet la maîtrise des solutions de gestion de contenus des entreprises (Content Services ou ECM).
En 2018, Hyland a été une nouvelle fois nommé Leader des logiciels ECM (Enterprise Content Management) pour sa vision globale et sa capacité d’exécution, par le cabinet de référence internationale Gartner, dans son rapport intitulé 2018 Magic Quadrant for Content Services Platforms.

Pour compléter votre lecture :
Consulter notre article dédié au workflow
Consulter notre article dédié au case management
Retrouvez aussi le Guide du Case Management appliqué à la stratégie de l’entreprise

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