5 fonctionnalités incontournables de l’Enterprise Content Management (ECM)

5 fonctionnalités incontournables de l’Enterprise Content Management (ECM)

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L’Enterprise Content Management est une stratégie qui permet de tirer profit et d’exploiter de façon optimale les contenus d’une organisation, tout en réduisant simultanément les coûts et les risques associés. Son objectif est de gagner en efficacité opérationnelle, que ce soit en Front-office ou en Back-Office

Première fonctionnalité de l’ECM : La gestion documentaire

C’est peut-être la fonction la plus reconnue, dans la droite ligne des solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) : vous disposez d’un répertoire commun centralisé dans lequel vos documents sont stockés et organisés de manière logique.

L’ECM va plus loin que les solutions GED traditionnelles en capturant non seulement les documents papiers scannés, mais aussi l’ensemble des documents bureautiques, les emails et leurs pièces-jointes, ainsi que les données structurées contenues dans des bases de données.

C’est la notion beaucoup plus vaste de “contenus”.

Tous ces contenus sont indexés à l’aide de critères de recherche (ce qu’on appelle des métadonnées) pour faciliter leur classement et surtout faciliter la recherche d’information.

En effet, bien que le répertoire puisse être parcouru par dossier ou catégorie, l’ECM offre la capacité de rechercher une information selon des filtres bien spécifiques.
Par exemple, au lieu de parcourir l’arborescence de fichiers à la recherche d’une facture, il est possible de rechercher toute la base et de sortir toutes les factures adressées au client A entre mars et juin, d’un montant compris entre 100 et 1000€.
Mais ce qui va vraiment faire la différence ce sont les fonctionnalités avancées de cette gestion documentaire. Citons la gestion des versions et des révisions, la traçabilité système de toutes les opérations effectuées (consultation, actions, changement des valeurs) ou encore une gestion des droits très fine de l’utilisateur (ex: droits de visualisation, d’impression, de modification, de copie…)

Deuxième fonctionnalité de l’ECM : La gestion de workflow

Le workflow est l’autre grande fonctionnalité emblématique des solutions ECM.

Concrètement, un workflow est la modélisation d’un flux de travail, c’est-à-dire l’ensemble des tâches à accomplir, réparties entre les différents acteurs intervenants, et les délais associés.
Une solution ECM repose généralement sur un moteur de workflow permettant de modéliser tous les processus liés aux contenus : c’est-à-dire la majorité des processus d’une entreprise.

Exemple : processus de validation de factures, processus de demande d’achats, de gestion de congés, etc.
Tout processus impliquant des documents transitant entre plusieurs acteurs peut être modélisé dans un workflow par une solution ECM.
Le moteur permet de “dessiner” chaque processus, de programmer à quel degré peut-il être automatisé, et selon quelles règles.

Donnons un autre exemple :
Dans un circuit de validation de facture, vous pouvez déterminer qu’en dessous d’un certain montant, la facture est automatiquement validée ; au-dessus, elle doit être validée par la DAF.
Le moteur de workflow d’un ECM n’a donc rien à voir avec les outils de workflow qui se limiteront à proposer un push documentaire ou des systèmes de corbeilles successives.

Un ECM propose une librairie de règle et d’action adaptés aux cas de figures les plus complexes de l’entreprise.

Troisième fonctionnalité de l’ECM : Les fonctions collaboratives

Quand les documents sont centralisés dans un répertoire unique, la collaboration est de facto facilitée car chacun sait où aller chercher l’information.

Une solution ECM ajoute des fonctionnalités complémentaires telles que la possibilité de revoir un document, d’y ajouter des commentaires, voire de discuter de son contenu avec les intervenants concernés.
Prenons un exemple avec une facture (on adore les factures) :
Le collaborateur A remarque une erreur sur une facture, dont le montant ne correspond pas au devis. Il demande donc confirmation à la DAF.
Plutôt que d’envoyer un mail au service en question pour demander des éclaircissements, il commente directement le document, ce qui alerte automatiquement le service.

Ce système a deux avantages :

  • Limiter l’envoi de mail à faible valeur ajoutée
  • Centraliser les échanges autour d’un document, pour une meilleure traçabilité

Quatrième fonctionnalité de l’ECM : Les capacités d’intégration

Un des problèmes les plus répandus dans les entreprises est l’existence de “silos d’information” souvent très cloisonnés.
Pour fonctionner correctement, une solution ECM doit pouvoir capturer et exploiter ce contenu quelque soit son origine et son format.
Elle doit aussi pouvoir la délivrer au bon moment à l’utilisateur et cela dans son espace de travail habituel.
La capacité d’intégration d’une solution ECM est donc une fonctionnalité fondamentale, pour 3 raisons :

  • Elle évite des développements spécifiques pour lier les systèmes entre eux. L’entreprise gagne en agilité et s’adapte plus facilement aux changements (remplacement d’un ERP par un autre par exemple)
  • Elle assure un gain de productivité important au quotidien. Ce gain passe parfois inaperçu car un utilisateur va gagner quelques clics et éviter des doubles saisies. Mais à l’échelle de l’entreprise, la somme de ces petits gains multipliée par l’ensemble des opérateurs peut rapidement se chiffrer à plusieurs milliers d’euros par an.
  • En s’intégrant dans l’environnement connu de l’utilisateur, la solution ne bouleverse pas les habitudes de travail. C’est un confort d’utilisation et une amélioration de la qualité de vie au travail qui est un facteur important de la réussite du projet !

Cinquième fonctionnalité de l’ECM : l’entreprise étendue

L’entreprise est de plus en plus connectée, elle évolue dans un écosystème complexe avec ses fournisseurs, ses partenaires, ses clients.
Le partage d’information avec cet écosystème n’est pas toujours aisé.
La solution ECM doit permettre aux contenus d’être accessibles uniquement aux salariés de l’entreprise quand cela est la règle, mais également aux partenaires externes quand cela s’avère nécessaire.
Ce passage du contenu de l’entreprise au sens strict vers l’entreprise étendue doit se faire de la manière la plus fluide qui soit, en toute simplicité pour l’utilisateur final.

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